D+H

Engagement de confidentialité de D+H Société en commandite

D+H Société en commandite (D+H) est un fournisseur de confiance qui propose des produits et des services depuis plus d’un siècle. Le droit à la confidentialité et la protection des renseignements personnels recueillis par D+H au sujet de ses clients et de tierces parties avec qui elle fait affaire, ainsi que l’obligation de protéger les renseignements personnels qui lui sont confiés par ses clients, sont d’une grande importance pour D+H. Nous comprenons que nos clients doivent respecter les dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (Canada) (« LPRPDE »), ainsi que d’autres règles relatives à la protection de la confidentialité et toute loi américaine reliée à la protection de la confidentialité qui s’applique à leurs activités. D+H assumera ses responsabilités afin de protéger les renseignements personnels de ses clients conformément aux exigences prévues par la loi et aux meilleures pratiques actuelles. Lorsque nos clients nous confient le traitement de renseignements personnels en leur nom, nous reconnaissons notre obligation de protéger ces renseignements et de les collecter, de les utiliser et de les divulguer exclusivement en leur nom, conformément aux dispositions de leurs contrats de service.

Lorsqu’un produit ou un service (« service ») exige des critères de confidentialité particuliers et afin de bien souligner la clarté et la transparence de notre engagement à préserver la confidentialité, D+H offre une politique de confidentialité pour chaque service comportant des pratiques de confidentialité qui lui sont propres.

La politique de confidentialité de D+H (« la politique de confidentialité ») décrit les pratiques que nous avons adoptées en ce qui concerne la collection, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels qui nous ont été confiés.

Politique de confidentialité de D+H

En tant que partenaire de confiance de nos clients et de tierces parties avec qui nous faisons affaire, nous prenons très au sérieux nos responsabilités en tant que gardien des renseignements et, à ce titre, nous adhérons aux principes clés suivants :

Responsabilité

Nous sommes responsables de tous les renseignements qui sont sous notre garde ou qui nous ont été confiés par nos clients, y compris tout renseignement transmis à des fournisseurs de services aux fins de la prestation des services dont l’exécution nous a été confiée. Lorsque nous traitons avec des fournisseurs de services, nous offrons des mesures de sécurité contractuelles ou autres afin d’assurer un degré de protection comparable.

Notre chef du bureau de protection des renseignements personnels s’assure du respect par notre organisation des principes établis dans la politique de confidentialité. Au cours de la prestation de services à nos clients, le bureau de protection des renseignements personnels sera également à la disposition de nos clients afin de les aider, dans la mesure du possible, à respecter leurs obligations conformément à la législation sur la protection des renseignements personnels.

D+H a établi des politiques, des procédures et des pratiques afin d’assurer le respect des engagements mentionnés dans la politique de confidentialité, notamment : les procédures de protection des renseignements personnels ; les procédures sur la façon de recevoir et de répondre aux plaintes et aux demandes, telles que stipulées dans le contrat de chaque client ; la formation et les communications aux employés relativement aux politiques, aux pratiques et aux obligations contractuelles de D+H s’appliquant à chaque client ; ainsi que la création d’information visant à expliquer les politiques, les procédures et les obligations contractuelles, selon le besoin.

La collecte et l’utilisation des renseignements personnels

Détermination des fins de la collecte et de l’utilisation des renseignements personnels
La nature des renseignements que nous collectons ou que nous recevons de nos clients ou en leur nom varie selon le service fourni. D+H recueillera des renseignements personnels en son nom ou au nom de ses clients seulement à des fins précisées. Nous demandons seulement les renseignements nécessaires à la prestation des services demandés. D+H s’assure que chaque contrat avec un client précise les fins pour lesquelles les renseignements personnels peuvent être collectés, utilisés ou divulgués par D+H au nom de ses clients.

Consentement
D+H obtiendra le consentement des particuliers relativement à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de leurs renseignements personnels par D+H selon les fins déterminées. Le consentement peut être fourni par écrit ou verbalement, et peut être explicite ou tacite. Un particulier peut retirer son consentement en tout temps ; toutefois, le retrait du consentement peut nuire à notre capacité à fournir les services ou les renseignements demandés.

D+H peut collecter, utiliser ou divulguer, sans consentement, les renseignements personnels qu’elle a en sa possession pour ses propres fins, dans des situations d’urgence ou lorsque la loi le permet ou l’exige. Les clients de D+H sont responsables d’obtenir le consentement des particuliers pour la collection, l’utilisation et la divulgation de leurs renseignements personnels traités par D+H. D+H peut, dans les limites des services qu’elle fournit à ses clients, obtenir en leur nom un consentement lié aux renseignements personnels qu’elle traite pour de tels clients.


Limites de la collecte, de l’utilisation et de la divulgation des renseignements personnels
D+H limitera la collection, l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels pour ses propres fins à ce qui est raisonnablement nécessaire pour les fins prévues. D+H s’assurera que la collection, l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels au nom de ses clients se limitent aux fins précisées dans nos contrats avec les clients. D+H ne collectera, n’utilisera ni ne divulguera, pour ses propres fins, des renseignements personnels qui lui ont été fournis par ses clients ou en leur nom.

Limites concernant la conservation des renseignements personnels
D+H conservera seulement les renseignements personnels recueillis pour ses propres fins aussi longtemps qu’ils lui seront nécessaires ou que ces renseignements seront appropriés à de telles fins. D+H établira des périodes minimales et maximales de conservation des renseignements personnels qu’elle détient pour ses propres fins. D+H conservera et détruira les renseignements personnels qui lui sont fournis au nom de ses clients tel que le stipulent ses contrats avec les clients ou selon d’autres directives provenant de ses clients. La destruction des renseignements est exécutée au moyen d’un logiciel spécial, par la démagnétisation et par le déchiquetage de documents.

Exactitude des renseignements personnels et accès

D+H maintiendra les renseignements personnels qu’elle collecte pour ses propres fins, exacts, complets et à jour, selon les exigences raisonnables des fins prévues.

Les clients de D+H sont responsables de l’exactitude et de l’intégralité des renseignements personnels qui nous ont été fournis afin de nous permettre de fournir les services demandés. D+H peut, dans les limites des services qu’elle offre à ses clients, mettre à jour en leur nom des renseignements personnels qu’elle traite pour de tels clients.

D+H fournira aux particuliers l’accès à leurs renseignements personnels, qu’elle détient pour ses propres fins. D+H soumettra à ses clients toute demande d’accès à des renseignements qu’elle détient en leur nom. Elle aidera également ses clients à répondre aux demandes d’accès qu’elle reçoit.

Mesures de sécurité

D+H protégera les renseignements personnels qu’elle détient pour ses propres fins, ainsi que les renseignements personnels qui lui sont fournis au nom de ses clients, en mettant en place des mesures de sécurité physiques, technologiques et administratives raisonnables. D+H protégera les renseignements qu’elle détient au nom de ses clients contre la divulgation accidentelle, la publication non autorisée, les préjudices ou toute autre brèche de confidentialité. Nous offrons des politiques et des procédures de sécurité physiques et logiques, établies d’après les meilleures pratiques de l’industrie, afin d’assurer la sécurité de l’accès aux renseignements, ainsi qu’à celle du stockage, de la transmission et de la destruction. D+H maintiendra le degré de sécurité nécessaire au moment de détruire les fichiers contenant des renseignements personnels.

Nous limitons l’accès aux renseignements personnels que nous détenons pour nos propres fins, ainsi qu’aux renseignements personnels que nous fournissons, au nom de nos clients, à nos employés qui doivent les obtenir pour fournir les services demandés. De plus, nous informons nos employés de l’importance de la confidentialité et du maintien de la sécurité des renseignements personnels. Nous avons pris l’engagement d’appliquer les mesures disciplinaires appropriées afin d’assurer le respect des politiques de confidentialité par nos employés.

Transparence

D+H rendra accessible de l’information à propos de ses politiques et de ses pratiques générales relativement au traitement des renseignements personnels, à ses propres fins et au nom de ses clients. D+H ne rendra pas accessible de l’information liée au traitement ou à la gestion de renseignements personnels pour un client en particulier, sauf à ce client ou selon les directives de ce client.

Mise à jour de la politique de confidentialité

Nous nous réservons le droit de modifier, sans préavis, notre politique de confidentialité et l’une ou l’autre de nos politiques et de nos procédures connexes. Toute modification à la politique de confidentialité entrera en vigueur dès l’affichage de la politique de confidentialité révisée dans notre site Web.

Questions et préoccupations

D+H a mis en place des procédures pour accuser réception des plaintes et des demandes portant sur nos politiques et nos pratiques relatives à la gestion des renseignements personnels, et pour y répondre. D+H fera enquête sur toutes les plaintes concernant les renseignements personnels qu’elle détient à ses propres fins. Si une plainte est jugée fondée, D+H prendra les mesures appropriées, y compris la modification de ses politiques et de ses pratiques au besoin. D+H aidera ses clients en répondant à leurs questions et en donnant suite à leurs plaintes concernant les renseignements personnels qu’elle conserve au nom de ses clients.

Pour en savoir plus sur nos politiques de confidentialité, communiquez avec notre responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse suivante :

Suite 201 – 939 Eglinton Ave East
Toronto, Ontario M4G 4H7
Télécopieur : 416-696-9199
Courriel : officier.confidentialite@dhltee.com